Im betrieblichen Umfeld kann es schnell zu Verletzungen oder Erkrankungen jeglicher Art kommen. Man darf dabei nicht dem Irrtum unterliegen, Verletzungen würden nur in verarbeitenden Betrieben vorkommen. Eine Schnittverletzung zum Beispiel oder ein gebrochenes Bein durch einen Sturz auf der Treppe, kann jeden und überall ereilen. Genauso kann es in einen handwerklichen Betrieb jederzeit zu einem Herzinfarkt oder einer allergischen Reaktion kommen.

Allen gleich ist dabei, dass die Dokumentation von derlei Ereignissen und die geleisteten Erste Hilfe Leistungen im betrieblichen Bereich verpflichtend vorgeschrieben ist. Und das ausnahmslos. Von der Schnittverletzung bis zum Herzinfarkt. Auch wenn es Ihnen noch so unwichtig erscheinen mag.

Warum dies so ist und auf was Sie dabei achten müssen, haben wir Ihnen hier einmal übersichtlich zusammengefasst.

Warum müssen Erste Hilfe Maßnahmen erfasst werden?

Die Dokumentation von Erste Hilfe Maßnahmen dient zwei verschiedenen Zwecken.

Vorrangig dient sie als Nachweis über Verletzungen oder Erkrankungen, die während einer versicherten Tätigkeit erlitten wurden oder aufgetreten sind. Dies kann zum Beispiel beim Eintreten von Spätfolgen Voraussetzung für eine spätere Anerkennung eines Unfalls als Arbeitsunfall sein.

Es ist daher unbedingt notwendig, ausnahmslos jedes Ereignis, egal ob Verletzung oder Erkrankung und egal wie unbedeutend es auch anmuten mag, umgehend und vollständig zu dokumentieren.

Darüber hinaus dienen die Aufzeichnungen der Erfassung und Auswertung aller nicht meldepflichtigen Arbeitsunfälle und kann als Grundlage für die Analyse des innerbetrieblichen Notfallmanagements herangezogen werden.

Was muss alles eingetragen werden?

Für eine ausreichende Dokumentation von Erste-Hilfe-Leistungen müssen mindestens folgende Angaben aufgezeichnet werden:

  • Name der betroffenen Person
  • Unfallhergang beziehungsweise Gesundheitsschaden mit Ort, Datum, Uhrzeit sowie Hergang, Art und Umfang der Verletzung oder Erkrankung
  • Art und Umfang geleisteter Erste-Hilfe-Maßnahmen mit Datum und Uhrzeit
  • Name des Ersthelfers beziehungsweise Namen der Ersthelfer
  • Namen eventueller Zeugen

Wer muss Dokumentieren

Eine bestimme Person oder Stelle, welche die Dokumentation der Erste-Hilfe-Leistungen im Unternehmen durchzuführen hat, ist nicht vorgeschrieben. Es bietet sich in der Praxis jedoch an, die Dokumentation durch den Ersthelfer vornehmen zu lassen. Bei kleinen Bagatellen wie zum Beispiel dem Kleben eines Pflasters kann sie auch durch den Betroffenen selbst erfolgen. So kann der Verlust von wichtigen Informationen schon im Vorhinein vermieden werden. Hierbei ist es wichtig ein einheitliches Vorgehen im Unternehmen zu definieren. Im Rahmen der jährlichen Unterweisungspflicht, wird das einheitliche Prozedere geschult. 

Vorschrift der Berufsgenossenschaften zur Dokumentation

Vorgeschrieben ist gemäß Paragraph 24 Abs. 6 DGUV Regel 1, dass eine Dokumentation von geleisteten Erste-Hilfe-Maßnahmen durch den Unternehmer vorgenommen werden muss und diese mindestens fünf Jahre vorzuhalten ist.

Die Art der Dokumentation ist nicht genau vorgeschrieben. Es stehen dafür grundsätzlich Verbandbücher, Meldeblöcke oder eine elektronische Datenverarbeitung zur Verfügung.

In jedem Fall sind die Aufzeichnungen vertraulich zu behandeln und gegen den Zugriff Unbefugter zu sichern. Nach dem Ablauf der Aufbewahrungsfrist müssen die Aufzeichnungen, selbstverständlich datenschutzkonform, vernichtet werden.

Datenschutzrechtliche Aspekte

Die am 25.05.2018 in Kraft getretene Datenschutzgrundverordnung hat auch auf die Dokumentation von Erste-Hilfe-Maßnahmen großen Einfluss. Vor allem bei Nichtbeachtung können hohe Strafen auf den Unternehmer zukommen.

Bei den im Rahmen der Dokumentation erhobenen Daten handelt es sich um Gesundheitsdaten, sprich besondere personenbezogene Daten. Diese unterliegen einer hohen Schutzbedürftigkeit und dürfen nur unter strengen Voraussetzungen verarbeitet werden. Keinesfalls dürfen diese Daten für Unbefugte, zum Beispiel die Kollegen, einsehbar sein.

Die DGUV Regel 1 regelt dabei, wie oben bereits beschrieben, zwar die Pflicht zur Dokumentation und die vertrauliche Behandlung dergleichen, jedoch weder Art noch die praktische Durchführung.

Verbandbuch nicht mehr uneingeschränkt geeignet

Das klassische, immer noch weit verbreitete Verbandbuch, wird immer noch häufig für alle gut einsehbar in oder neben dem Verbandkasten aufbewahrt. Das Verbandbuch genügt dabei zwar der Dokumentationspflicht, ist jedoch aus Sicht des Datenschutzes ohne weitere Maßnahmen nicht mehr geeignet. Um dem Datenschutz gerecht zu werden, müssen Alternativen implementiert werden.

Alternative Lösungsvorschläge bei der Umsetzung des Datenschutzes

Soll dabei das Verbandbuch weitergenutzt werden, muss folglich sichergestellt werden, dass nur der berechtigte Personenkreis darauf zugreifen kann. Die Aufbewahrung in oder bei den für jedermann zugänglichen Verbandkästen scheidet damit aus. Um das Verbandbuch jederzeit vor unberechtigtem Zugriff schützen zu können, muss dieses verschlossen aufbewahrt werden. Nur berechtigte Personen darf es zugänglich sein. Eine weitere Möglichkeit wäre die Aufbewahrung in einem Raum, der ständig mit einer berechtigten Person besetzt ist. Dies dürfte jedoch im normalen betrieblichen Umfeld, ohne eine betriebsmedizinische Einrichtung, nur schwer umsetzbar sein.

Meldeblock statt Verbandbuch

Eine Alternative zum Verbandbuch stellt der sogenannte Meldeblock dar. Im Gegensatz zum Verbandbuch wird dabei jeder Vorgang auf einer separaten Seite dokumentiert, herausgetrennt und durch die berechtigte Person datenschutzkonform abgelegt. Der blanko Meldeblock kann dabei ohne Probleme bei oder in Verbandkästen aufbewahrt werden. Nach dem heraustrennen der ausgefüllten Seite sind keine personenbezogenen Daten mehr einsehbar. Um auch bei Abwesenheit der berechtigten Person den unbefugten Zugriff auf geschützte Daten sicherstellen zu können, bietet sich ein abschließbarer Briefkasten an. Über den Schlüssel verfügt selbstverständlich nur die berechtige Person.

Elektronische Erfassung der Ersten Hilfe Leistung

Eine zeitgemäße Dokumentationsvariante stellt die Aufzeichnung Ersten Hilfe Leistung mittels elektronischer Datenverarbeitung dar. Die Datenbank ist mittels Passwortes zu sichern. Der Zugriff unbefugter Personen auf die vertraulichen Daten ist somit ausgeschlossen. Auf dem Markt sind unterschiedliche Programme von diversen Herstellern erhältlich. Der Vorteil dieser Variante ist, dass jeder Ersthelfer die Eintragungen selbständig vornehmen kann und nur die berechtigten Personen eine Auswertung erstellen können.

Vorlage Dokumentationsbogen

Wie kann ein Meldebogen ausschauen? Die DGUV hat einen Muster-Meldebogen auf Ihrer Homepage hinterlegt. Diesen finden Sie über diesen Link.

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